Почему закрепление договоренностей — это всегда наша личная ответственность?
Реальная история о том, как один небольшой сайд-проект очень неприятно повлиял на целую карьеру успешного менеджера.
Когда у тебя 5 стейкхолдеров, 1 лид и 3 проекта с проектными встречами, где вроде все обо всём договариваются, легко решить, что все одинаково понимают планы и ожидаемые результаты. А значит не нужно заниматься бюрократией и записывать каждый чих, кто о чем договорился. Верно?
Посмотрим на пример синьорной менеджерки по имени Сания.
Вообще по работе Сания делает совершенно другие проекты, но тут её попросили приложить её классные менеджерские скиллы к организации внутреннего мероприятия. Для неё самой в этом мероприятии много пользы: плотно поработает вместе с нужными стейкхолдерами, поднимет личный бренд, да еще и что-то веселое и полезное для большой группы коллег сделает. В общем, классная штука, надо делать.
Конечно, на мероприятие дали какой-то бюджет, скажем X денег. Сказали, что желательно в бюджет вписаться, но если вылезем из ограничений, — ну, обсудим. Найдём варианты, если будет обоснование, зачем вылезать из бюджета. Классическая история, регулярно случается и всем понятна: запланировать бюджет четко за год до его расхода невозможно, всегда есть какие-то подвижки, приходится передоговариваться. Что могло пойти не так?
Сания пошла делать: собрала рабочую группу, придумала формат, договорилась о целях и ожидаемых результатах (вовлечь как можно больше людей — один из них). И договорилась так хорошо, и накреативила с рабочей группой так успешно, что ивент стал получаться ну очень интересным. Начала агитировать народ на мероприятие прийти, — и записалось в 2 раза больше людей, чем ожидалось. К ивенту огромный интерес, народ активно обсуждает будущую встречу и пользу, которую друг другу нанесёт.
Сания приходит на встречу по проекту и сообщает эти прекрасные вести: аудитория вовлечена, цели по привлечению к участию перевыполнены. Но на х2 людей нужен и бюджет больше. Вместо обещанного диалога о бюджете и ожидаемых восторгов от такого успеха проекта на самой ранней стадии, Сания получает вопрос «Как так вышло?» и требование в бюджет вписаться. Теперь уже она сама задаётся вопросом, как так вышло.
А как так вышло-то?
А примерно как на картинке.
В какой-то момент работы над проектом внешние вводные поменялись, или старые договоренности забылись, или появились неожиданные расходы из того же бюджета, откуда должна взять деньги Сания. И кто-то кому-то что-то на эту тему не сказал. А ещё никто не закрепил договоренность о возможном увеличении бюджета, и за счёт чего это возможно, и она превратилась в тыкву.
В целом, поиск виноватых что Санией, что её начальством здесь контр-продуктивен. Всё уже случилось. Надо искать вариант, который позволит и народ не обижать отказом в регистрации на классный ивент, и бюджет не раздуть. Скорее всего ответ в отказе от каких-то других проектов, стоящих денег.
И что делать?
Две вещи: закреплять договоренности самостоятельно... и всё равно сильно на них не надеяться.
Про закрепление.
Для сохранения собственных и чужих нервных клеток — закрепляйте любые волнующие вас и нужные вам договоренности самостоятельно. В идеале не просто закидывать их куда-то в письменном виде, а просить также письменное подтверждение или хоть эмодзи-реакцию, от нужных людей.
В случае Сании это могло бы быть сообщение после звонка с договоренностью в духе:
Привет! По мотивам сегодняшнего звонка хочу закрепить, чтобы убедиться, что мы одинаково понимаем план:
- шаги по проекту такие-то
- бюджет такой-то
- если выйдем из бюджета — делаем так, обсуждаем как только изменение бюджета в принципе забрезжит на горизонте.
Если всё так, напиши ОК, и я пойду делать.
Конечно, даже после этого ОК Сании три раза могли бы сказать, что сообщение толком не читали, нужный пункт не увидели, и вообще Меркурий на небе был не там.
Тут важен даже не ОК, а сам факт повторного взаимодействия на тему, который в том числе помогает помнить, что разговор вообще был.
Даже если возврат к прописанным договоренностям не помогает, этот маленький момент даёт конкретное место для обсуждения. Как бы так в следующий раз всё-таки читать сообщения, чтобы не расходиться в ожиданиях. Если всё было на словах — обсуждать через 2 месяца будет нечего, все всё забыли.
Про не надеяться.
Что же, совсем не верить в людей и в их способность держать слово? Да верить, конечно.
Ещё стоит верить в то, что жизнь — сложная штука, всё постоянно меняется. Многие вещи вроде внешней ситуации на других проектах с их бюджетами находятся вне нашего контроля. И никогда под нашим контролем не будут. Но зато коммуникация о ситуации на нашем проекте — всегда в зоне нашего контроля.
Что-то поменялось — дайте статус. Договаривались сделать сегодня, а появились новые вводные, и сегодня не имеет смысла доделывать? Напишите об этом в проектный чат. Число регистраций на мероприятие в первые полчаса после объявления — половина планового? Напишите в проектный чат: «Ого, какой успех! А еще кажется заявок может быть больше, чем мы думали». Прикиньте бюджет и откуда его взять, расскажите про риски, дайте план А, Б и Ц, — и всё это даже до проектного синка.
Не нужно рассчитывать на то, что все всё понимают. Потому что почти наверняка не все и не всё, у нас у всех слишком много разного происходит в жизни и работе, чтобы как следует синхронизироваться в понимании одного из 50 проектов.
И даже если все реально видят ситуацию так же, как вы, — ну класс, вы всё равно со своими статус-апдейтами и мыслями будете хорошим проектным менеджером. Ничего плохого от них никому не будет, только хорошее.
Так почему трекинг договоренностей — наша ответственность?
Потому что иначе она ничья. И буквально наступает коллективная безответственность: все про что-то подумали; никто ничего не сделал, потому что кто-нибудь другой сделает.
Если нам что-то нужно, только мы сами можем проследить за тем, получим мы это или нет. Поэтому и отвечаем за результат.
Что в итоге с историей Сании?
Мало хорошего. В реальном кейсе, который я взяла за основу для этой статьи, Сания в итоге уволилась. А всё так невинно начиналось: классный менеджер, всего лишь еще один проект, что могло пойти не так. Оказалось, что всё.
Как и всегда хочу проговорить, что конечно такой исход — ответственность далеко не только Сании. Много ошибок и проблем других людей с коммуникациями, исполнением, ожиданиями скопилось вокруг неё и этого проекта. И наверняка к лучшему, что в итоге всё так закончилось.
Когда оунер проекта помнит, что закрепление договоренностей и возврат к ним — это в первую очередь его ответственность, и ему самому это нужно, весь клубок этих сложностей и разъехавшихся ожиданий как минимум можно обнаружить раньше. Сделать менее болезненным. Сделать более распутываемым. Вполне вероятно, в случае Сании увольнение все равно произошло бы, но почти наверняка с меньшим уроном для всех сторон.
Коммуникация требует от нас ресурса (моральных сил, времени на формулирование...), но она же его и сохраняет. Чем раньше мы говорим о проблеме, тем меньше она успевает разрастись и — самое главное — навредить нам же.
Желаю всем разговорах о маленьких проблемах до того, как они становятся локальными катастрофами.